Connect with us

менаџмент / маркетинг

Како да се водат состаноци: не мора да се долги, мачни и здодевни, може и поинаку

објавено

на

Состаноците и колегиумите се една од честите причини за незадоволство од работата во компаниите. Штета е ако е така, бидејќи тие треба да бидат одлична можност да слушнете нешто, да научите, да разменувате мислења, да работите, да мотивирате и, ако е можно, да се расположите.

Седев на аеродромот во Виена и исцрпен од долгите состаноци, тапо гледав пред себе. Само сакав да се вратам дома. Ја видов свитканата фигура на еден од најголемите и најискусните извршни директори во слична состојба како мене. Пристојно станав да се поздравам и прашав: „Не изгледате среќно, што е работата, состаноци?“ Тој ми одговори потврдно. Не можам да го раскажам понатамошниот разговор, но си помислив: „Ако изгледа вака уморно и безволно, кој сум јас да се жалам, претпоставувам дека така мора да биде“.

Состаноците и колегиумите се една од честите причини за незадоволство од работата во компаниите. Штета е ако е така, бидејќи тие треба да бидат одлична можност да слушнете нешто, да научите, да разменувате мислења, да работите, да мотивирате и, ако е можно, да се забавувате.

Кога се непродуктивни, кога измачуваат, кога трошат време без резултати, тие се голем проблем и за луѓето и за компанијата. Вработените често имаат забелешки за нивното времетраење и квалитет, вклучително и директорите, но тие би можеле да ја променат таквата практика бидејќи состаноците, пред сè, зависат од тој што ги подготвува и води. Тоа е занает, па за среќа повеќето од она што ви треба може да се научи.

Состаноците се скапи

Состаноците се скапи. Пресметајте колку чини работното време на учесниците. Ако се работи за десетина директори и неколку часа, се собира значителна сума. На ова треба да се додаде времето за пристигнување и заминување, често и за подготовка. Ако состаноците се лоши, додадете го времето по нив каде што учесниците ќе се жалат меѓусебно или ќе немаат волја за работа. Затоа, тие треба добро да се користат.

Не е исто дали се работи за интерни колегиуми, неделни, месечни состаноци, седници на управата, надзорен одбор или тематски состаноци. Може да се свикаат за да се разменуваат мислења, утврдување на состојба, да се носат одлуки… Клучната е улогата на тој што управува со нив.

Постојат различни стилови и начини и тие главно го одразуваат карактерот на личноста која ги води. Без разлика на особеноста и корпоративната култура, постојат и објективни правила. Секогаш треба да ги имате на ум основните цели на состанокот или колегиумот. Каква ќе биде подготовката, кој ќе биде поканет и како ќе се спроведе зависи од целта. Можете да запишете што очекувате од состанокот пред состанокот.

Мене лично состаноците ми беа особено важни како место каде што се создава корпоративна култура и практика. Состаноците со повеќе од пет – шест лица (можеби десетина ако се многу дисциплинирани, подготовката добра, а водењето ефикасно) не можат да бидат квалитетно работни за да се изнесат стојалишта, темелно да се дискутира за нив и да се донесат конструктивни заклучоци или одлуки. Оние со повеќе учесници се погодни за размена на информации, презентации и мотивација. Состаноци без записници и заклучоци за тоа кој што ќе прави и во која временска рамка, главно се губење време и пари, но такви сѐ уште се одржуваат дури и во некои големи и релативно успешни компании.

Состаноците со повеќе од пет – шест лица (можеби десетина ако се многу дисциплинирани, подготовката добра, а водењето ефикасно) не можат да бидат квалитетно работни за да се изнесат стојалишта, темелно да се дискутира за нив и да се донесат конструктивни заклучоци или одлуки. Оние со повеќе учесници се погодни за размена на информации, презентации и мотивација. Состаноци без записници и заклучоци за тоа кој што ќе прави и во која временска рамка, главно се губење време и пари, но такви сѐ уште се одржуваат дури и во некои големи и релативно успешни компании.

Подготовката е половина од работата

Се вели дека подготовката е половина од работата. Материјалите мора да содржат клучни информации, да бидат добри и прегледни, доставени до учесниците навреме, за да можат да се подготват и да не губат време на непотребни прашања за време на состанокот.

Ова е особено важно кога се донесуваат одлуки, на пример за состаноците на одборот. Една од неретките „мрачни“ техники на предлагачите на одлуките се долгите, тешко читливи материјали и објаснувања со многу прилози. Вие не треба да толерирате таква практика. Во основа, има многу точки на дневен ред, така што нема да имате време добро да ги проучите сите. Понекогаш токму тоа е целта. Од еден куп дрвја, може да пропуштите шума или дрвја кои се лоши. Предлагачите обично се одговорни за спроведувањето. Ставањето детали во одлуката или прилозите е споделување на одговорноста или можност да се избегне. Ако нешто тргне наопаку, ќе речат: „Па, видовте и можевте да реагирате!“. Тоа е лоша корпоративна култура и пример дека повеќе не значи секогаш и подобро.

Составен дел на материјалот е проценката на времетраењето на одредена точка и вкупното времетраење. Распоредот треба да се запази, тоа е важната улога на оној што го води состанокот. За местото и просторот ќе зборуваме во друга прилика.

Кога водите редовни состаноци, не треба многу да зборувате. Поважно е да прашувате и слушате, да внимавате на времето и да формулирате заклучоци.

Главниот не зборува повеќе од 10% од времето на колегиумот

Консултантот за развој  Метју Мекграт еднаш рече дека извршниот директор не треба да зборува повеќе од десет проценти од времето на колегиумот. Отвореното изразување на сопственото гледиште е голема вредност. Луѓето мора да се чувствуваат удобно кога го кажуваат своето мислење и да знаат дека тоа нема да им биде минус, туку токму спротивното. Ако членовите на тимот речиси секогаш се согласуваат за сè, треба да светне црвената сијаличка. Веројатно екипите не се доволно измешани. Во таква група има помалку џагор, но значи и ризик бидејќи нема друго мислење или коректив.

Друга варијанта е дека се плашат. Ако навистина ве интересира што мисли некој, добро е прво да прашате колега или колеги од понизок ранг според нивното работно место. Не ставајте ги во ситуација да треба да пресметаат дали треба да го кажат спротивното од тоа што го кажале шефовите.

Ако сте извршен директор или на највисоката позиција, кажете го вашето мислење последно, освен ако целта не ви е само да ја спроведете вашата одлука. За повеќето луѓе е природно да го кажуваат она што им изгледа добро и да го избегнуваат она што е лошо. Понекогаш ќе се зазборат со сликовити приказни од праксата или со делумни податоци кои не даваат релевантни информации. Задачата на лицето кое го води состанокот е да ги задржи на темата и да управува со содржината. Препорачливо е да се договорите што треба да биде задолжителен дел од извештајот на секој учесник, кои информации мора да ги даде и кои информации треба да ги пренесе доколку, според неговата проценка, се суштински и корисни. Секако информирате и за најважните работи од вашиот делокруг на работа. Вашиот начин обично е пример и за другите. Треба да се грижите за времето, лесно може да се случи средбата да биде подолга.

Колку учесници се таман

За ефикасност на состанокот, подобро е ако има помалку учесници. Тука дојдовме до волшебниот збор „таман“. Треба да бидат поканети сите кои се засегнати од темите, денес популарно би се нарекле „засегнати страни“, но нивниот број не треба да го доведува во прашање остварувањето на целите на состанокот.

Кога се зголеми бројот на организациски единици под раководство (не можев да го спречам), имавме три пати месечно колегиум со помал број директори од најголемите и најважните сектори, а еднаш месечно голем колегиум на кој присуствуваа сите директори директно под управата. Понекогаш водењето на колегиумот им го препуштав на другите учесници, вклучително и на најмладите, и учествував како и секој друг член. Така подобро се запознавме, набљудував како некој се однесува во таа позиција. Дополнително, добивавме поинаква перспектива, која некому му е важна, а исто така е добро да се разбие монотонијата. Целите на колегиумот се постигнати доколку учесниците се информирани за важни работи, ако  добиле информации за тоа кој што ќе прави во следниот период, што е направено во претходниот период или што не е направено и зошто.

Добро е ако се појави некоја нова идеја. Никогаш не заборавајте дека тоа е местото каде што се градат корпоративната култура и практики. И, конечно, важно е учесниците да излезат помотивирани за работа отколку што биле на почетокот и по можност подобро расположени. Идеално е кога луѓето сакаат да дојдат на колегиумот. Не е добро ако чувствуваат или велат дека можеле подобро и покорисно да го поминат тоа време. Ако е така, размислете што да промените. И вие ќе се чувствувате подобро по добар состанок.

Автор: Томислав Вуиќ, консултант, за Лидер прес, Загреб

банки2 дена ago

Со голем настан Македонската шаховска федерација ќе одбележи еден век постоење на Светската шаховска федерација ФИДЕ

македонија5 дена ago

Комерцијална банка со поддршка за македонскиот фудбал и во наредните три години

банки5 дена ago

Прокредит банка со нова модерна филијала во Гостивар

македонија5 дена ago

Донаторскиот кружок на КОНЕКТ по 5-ти пат покажа филантропија на дело: Собрани еден милион денари здружени донации за влијателни иницијативи

банки6 дена ago

ПроКредит е единствена банка во Македонија оценувана од Fitch Ratings

банки7 дена ago

Нова зелена бизнис кредитна линија на ПроКредит Банка и ЕБОР со поврат на средства до 10% за инвестиции во одржливи решенија

македонија1 недела ago

Приближувајќи се кон првата декада со бројни успеси – 8 години ги зајакнуваме носечките столбови на уникатното хотелско угостителство во Скопје Мериот Хотел

менаџмент / маркетинг2 недели ago

Како да се водат состаноци: не мора да се долги, мачни и здодевни, може и поинаку

регион2 недели ago

Во Хрватска платите растат двојно побрзо одошто просекот на ЕУ: работодавците бараат покачувањата да се врзат со продуктивноста

свет2 недели ago

Како турнејата на Тејлор Свифт може да ја поправи економската слика на Европската унија

македонија1 недела ago

Приближувајќи се кон првата декада со бројни успеси – 8 години ги зајакнуваме носечките столбови на уникатното хотелско угостителство во Скопје Мериот Хотел

банки7 дена ago

Нова зелена бизнис кредитна линија на ПроКредит Банка и ЕБОР со поврат на средства до 10% за инвестиции во одржливи решенија

македонија5 дена ago

Донаторскиот кружок на КОНЕКТ по 5-ти пат покажа филантропија на дело: Собрани еден милион денари здружени донации за влијателни иницијативи

банки6 дена ago

ПроКредит е единствена банка во Македонија оценувана од Fitch Ratings

банки5 дена ago

Прокредит банка со нова модерна филијала во Гостивар

банки2 дена ago

Со голем настан Македонската шаховска федерација ќе одбележи еден век постоење на Светската шаховска федерација ФИДЕ

македонија5 дена ago

Комерцијална банка со поддршка за македонскиот фудбал и во наредните три години