Како најдобро да кратите трошоци

Кратењето на трошоците треба да е постојан процес. Ниту аутсорсирањето, ниту работењето без залихи, ниту било кои мерки,  не треба да се резултат на работењето само во кризен период. Кризите само го забрзуваат процесот на донесување одлуки за непопуларни мерки за штедење. По брзите резови што помагаат да се преживее, треба да следат кратења на трошоци што носат зголемена ефикасност и конкурентност

Дури и пред да биде прогласена за пандемија од Светската здравствена организација (СЗО) на 11 март 2020 година, растот на инфекциите со вирусот КОВИД-19 кој обично се нарекува „коронавирус“ – започна да ги менува животите на милиони луѓе ширум светот и економиите во кои тие работат и  живеат.

Бидејќи вирусот се ширеше на секој агол на планетава  во текот на неделите што следеа по објавувањето на пандемијата, владите, бизнисите и цели земји реагираа на заканата на различни начини, почнувајќи од упатства за тоа како да се прават физичките контакти, водичите за дезинфекција, итн.

И како што се продлабочуваше сериозноста на кризата, затворањето и карантините почнаа да го земаат својот данок од големите и малите бизниси во секој сектор на глобалната економија.

Следствено, сопствениците и менаџментот  на бизнисите се најдоа во ситуација да се обидуваат да ги намалат трошоците и да го намалат ризикот со цел да ги зачуваат не само профитабилноста и производството, туку и да ги сочуваат самите компании. Во овие тешки  времиња, им се исплати – буквално – и на сопствениците на мали бизниси и на поголемите корпорации да развијат и да спроведат  конкретен план за намалување на деловните трошоци и оптимизирање на ефикасноста со цел да се надминат предизвиците. Една од првите мерки по која што посегаат компаниите,  е отпуштањето вработени. Иако, консултантите велат дека со овој чекор треба да се внимава.

“И да дојде до отпуштања, најнепопуларната мерка за штедење, тоа мора соодветно да се искомуницира во фирмата. Прво, не смеете да се ослободите така лесно од кадрите во кои што е вложено многу време и пари за да се обучат за задачите што ги извршуваат. Менаџерите/сопствениците треба да водат сметка дека отпуштањата не ги погодуваат само оние што заминуваат, туку и тие што остануваат во фирмата. Мора искрено да се соопшти дека тие мерки биле неизбежни за доброто на компанијата, за нејзиниот опстанок и иден развој.  Не смее да се создаде атмосфера дека бродот тоне, затоа што тогаш можат и сами да си заминат најквалитетните  кадри, од страв дека нема веќе иднина во таа фирма“, велат домашните консултанти што ги контактиравме.

Менаџирање со фиксните трошоци и залихите најпроблематично

Како  најчести проблеми на домашните компании, од консултантската пракса,  се истакнуваат менаџирањето со фиксните трошоци и залихите. Во време на криза потребно е да се кратат првенствено оние трошоци кои имаат мало или никакво влијание врз квалитетот на производот или услугата. Најчесто на тапет се т.н. non core или несуштински сектори од компанијата. 

“Простор за понатамошно кратење на трошоците има секогаш, па доколку некоја компанија смета дека ги презела сите мерки, следен чекор може да биде спојување со компанија од истата или компатибилна дејност, при што извесно е да се очекува дополнително намалување на фиксните трошоци. Како додадена вредност за новата компанија би била зголемената конкурентска предност, можност за полесно пребродување на кризниот период, секако и подобар кредитен рејтинг“, сметаат консултантите. 

Ако на компаниите им падне продажбата за повеќе од 20%, мора да ги идентификуваат најголемите извори на неефикасноста во продажбата и маркетингот, па и да ги отпуштат продавачите со најслаби резултати, да ги стопираат промотивните активности што не се ориентирани на краткорочна продажба, но и под итно да почнат да преговараат за заштеда во договорите со маркетиншките агенции и агенциите за истражување на пазарот.

Култура на штедење

Во секој случај, управувањето со трошоците, треба да почне од топ менаџментот, советуваат и светските консултантски куќи, како McKinsey.Тие  мора да ја пренесуваат на вработените.

“Психолошки гледано, поимот ‘намалување на трошоци’, веројатно лошо ќе влијаена моралот на вработените, што на крајот на денот може и да не донесе позитивни ефекти. Затоа на компаниите им препорачуваме акциите поврзани со намалување на трошоците да ги преименуваат како “зголемување на продуктивноста. Продуктивноста може да се поттикне и со вреднувањето на работниците“, вели студијата на McKinsey.

Продолжувањето со вложувањето во клучните луѓе и нивно задржување е суштинско кога ситуацијата ќе се подобри. Наместо да се фокусираат исклучиво на намалување на трошоците, компаниите мора да ги ангажираат сите свои потенцијали, особено креативните, во развој на бизнисот. Кризата е и прилика, тоа веќе сите би требало да го знаат, а фирмите што размислуваат долгорочно, таа прилика може да ја искористат за развој на нови производи, нови пазар, особено пак за развој на човечките потенцијали, на што во кризните времиња обично им се дава премало значење, велат консултантите. 

7 нови начини за заштеда

1. Анализирајте ги сите свои односи и договори

Најмногу внимание заслужуваат договорите со банките, адвокатите, консултантите или книговодствените бироа. Многумина менаџери пропуштаат да ги ревидираат долгорочните договори, а добриот деловен однос ги спречува да побараат поевтини решенија. Тоа што сте задоволни со нечија услуга не значи нужно дека нејзината цена е прилагодена на пазарната ситуација.

2. Викнете преговарачи

Било да се работи за специјализирани консултанти или само за личност од другиот оддел која е навикната да преговара, веројатно во преговорите ќе постигне подобри услови од некого во одделот што инаку комуницира со снабдувачите. Секојдневната комуникација помеѓу луѓето од две компании што соработуваат така ќе остане негибната. Методот “добар полицаец, лош полицаец“ често се покажала добра во преговарањето.

3. Почнете да користите современа технологија

Употребата на “компјутерски облаци“ за софтвер, серверски решенија или пак паметни технологии на печатење овозможуваат големи заштеди. Многу менаџери се свесни за тие можности, но се колебаат да ги воведат, заради што секој месец всушност губат пари.

4. Почнете да штедите енергија

Гаснењето на светла, темелно планирање на производството, ограничување на потрошувачката на хартија, штедливи возила… Енергенсите се сè поскапи, а паметно трошење на оние што најмногу се искористуваат е добар, но често потценет извор на заштеди. Во канцелариите во кои што има изобилство на природна светлост често непотребно се расфрла електричната енергија; и користењето на печатачот е често непотребно, а за бензинот и да не зборуваме.

5. Поттикнете ги вработените да ви заштедат пари

Вработените на пониските нивоа често имаат добри идеи за тоа како може да се заштеди, но не ги пренесуваат понатаму. Наградите (кои што не мора да бидат парични) може да се добар поттик тие идеи да дојдат до менаџментот кој што практично може да ги спроведе.

6. “Објавете војна“ на  службените автомобили и картички

Егото на менаџерите често најмногу пати за повластици, како што се службени автомобили и кредитни картички, но непријатни времиња бараат и непријатни мерки. Со укинувањето на 2-3 службени автомобили може многу да се заштеди во текот на една година. Поголемата контрола на трошоците за репрезентација нужна е за сите. Дојде време и директорите да покажат дека штедливоста се однесува на сите.

7. Внимателно прегледајте ги трошоците за човечки ресурси

Многу компании го скратија бројот на вработени, замрзнаа нови вработувања и плати. Сепак, во некои случаи подобро е платата да ја поделите во фиксен  и варијабилен дел кои што ќе зависи од резултатите. Понекогаш повеќе се исплатува да вработите уште еден човек отколку да плаќате прекувремени часови, а некои задачи може да ги извршуваат невработени млади луѓе или студенти што се спремни да волонтираат.

Брзи резови

Како да ги намалите трошоците во 30 чекори

1. Намалете ги платите, но задржете ги вработените на полно работно време

2. Скратете ја работната недела

3. Пратете ги вработените на “принуден“ годишен одмор

4. Пратете ги вработените на неплатено отсуство

5. Укинете ги бонусите за Нова година и регресите

6. Не продолжувајте ги договорите на вработените на определено време

7. Откажете ги договорите за работа на неопределено време

8. Преработете ги издатоците за маркетинг и продажба, на кои што обично отпаѓа 30% од вкупната продажба

9. Штедете на маркетинг, но подгответе храбри промотивни акции

10. Утврдете ги најголемите извори на неефикасност во продажбата и маркетингот

11. Продлабочете ги контактите со најголемите и најпрофитабилните купувачи

12. Намалете ги цените

13. Задржете ги потрошувачите со давање привремени попусти, а не со постојани намалувања

14. Aкцент во продажбата ставете на “ловците“ кои што носат нови зделки

15. Намалете го бројот на разни специјалисти, на пример, технички стручњаци за производ

16. Пренасочете ги специјалистите во продажба на купувачите со висок потенцијал

17. Настапувајте само на најважните саеми

18. Поедноставете го известувањето и администрацијата

19. Зголемете го варијабилниот дел од надоместокот за продажниот персонал на најдобрите продавачи

20. Продолжете со вложувања во системот за управување со купувачите

21. Насочете 2/3 од маркетиншкиот буџет на 30% најважни купувачи

22. Форсирајте ги примарните брендови, а стопирајте ги инвестициите во секундарните и терцијарните брендови

23. Променете го рекламниот микс во медиумите

24. Користете се со виралниот маркетинг и новите медиуми

25. Камалете ги трошоците за истражување на пазарот

26. Продолжете со праќање на обуки на топ –  менаџментот

27. Свртете се кон сопствените едукациски програми

28. Подучувајте ги топ – менаџерите за тоа како да ги подучуваат другите (‘train the trainers’)

29. Топ – менаџерите треба да го учат средниот менаџмент како да се носи со промените

30. Средниот менаџмент треба да ја преземе улогата на влевање доверба на останатите вработени