Connect with us

интервју

Стојче Тасков: Нашата мисија е да обезбедиме брзо и ефикасно управување со документи и информации

Стојче Тасков, сопственик на INBOX

објавено

на

„Ние не сме ‘архива’, туку иновативна компанија водена од смисла и цел (purpose driven company) и нашата мисија е да обезбедиме брзо и ефикасно управување со документи и информации.  Кога документите и информациите доминантно се на хартија, основна дејност ни е организирање и управување на хартиени документи. Кога документите и информациите доминантно се во дигитален формат, ние пак ја имаме истата смисла и мисија да овозможиме најдобар начин за брзо и ефикасно управување со дигиталните документи и информации. Ние имаме и професионална и морална одговорност да го овозможиме најдобриот модел и во дигиталното време. Дигиталното време е сега. Ние сме подготвени. Изградивме цврсти партнерства, ги поседуваме најдобрите технологии, ги споделуваме и правиме достапни за сите.“

Пред точно 10 години во Скопје почна да работи компанија што го промени сосема моделот за работа со хартиени документи. INBOX, основана од Стојче Тасков, понуди технологија што им помага на компаниите и институциите брзо и ефикасно да менаџираат со документи и информации.  Почнувајќи од физичкото архивирање на документи – но не само нивно обично чување во депо, туку и електронско процесирање со цел олеснет пристап и нивно користење на крајот – па се’ до целосна софистицирана дигитализација на документи од секаков можен тип, INBOX еволуираше и иновираше  низ годините со цел, како што вели Тасков, да биде добавувач на дигитална архива и дигитални платформи за брзо и ефикасно управување со документи и работни процеси.
„Кога документите и информациите доминантно се на хартија, основна дејност ни е организирање и управување на хартиени документи. Кога документите и информациите доминантно се во дигитален формат, ние пак ја имаме истата смисла и мисија да овозможиме најдобар начин за брзо и ефикасно управување со дигиталните документи и информации. Ние имаме и професионална и морална одговорност да го овозможиме најдобриот модел и во дигиталното време. Дигиталното време е сега. Ние сме подготвени. Изградивме цврсти партнерства, ги поседуваме најдобрите технологии, ги споделуваме и правиме достапни за сите.“, вели Тасков во интервјуто за Капитал. Имавме ексклузивна прилика, први од медиумите во земјава  да видиме како изгледаат сите овие процеси за којшто зборува сопственикот на INBOX, во седиштето на компанијата коешто е изградено и опремено по технолошки и безбедносни стандарди на зачудувачки високо ниво.

Објаснете ве молам го развојниот пат на INBOX: Од идеја до реализација, каков беше патот на компанијата во овие 10 години?

INBOX е компанија создадена во  2011 година како иновативен бизнис модел што интегрираше повеќе технологии за да им помогне на компаниите брзо и ефикасно да управуваат со документи и информации.  

За разлика од традиционалното канцелариско и архивско работење што се базира на деловоден број и хронолошко редење на документите на полици, INBOX во 2011 година создаде технолошки модел во кој софтверски ги попишува документите и гради електронски пописен регистар кој потоа се спојува со бар-код системот што  управува со нивните локации. Спојот на 2 технологии овозможи секој документ да добие електронски опис и попис на содржината и уникатна физичка адреса. Електронскиот регистар е достапен 24/7 на cloud платформата www.mojaarhiva.mk . Контролата е пренесена кон клиентите, кои сами си ги одредуваат привилегиите за пристап до документите за вработените според функционални овластувања а системот ги запишува сите пристапи до документите.

Како реагираше пазарот на вашата идеја?

Предностите на INBOX моделот беа очигледни. Во традиционалното работење пребарувањето и пронаоѓањето на еден документ е поврзано со човечки ангажман, пронаоѓање на деловодна книга и потрошено време потребно за хронолошко пребарување низ архива. Пребарување на документ во електронскиот систем на INBOX е брзо, се прави од било кој електронски уред и документот се идентификува за помалку од една минута. Бидејќи документот има бар-кодирана адреса, неговата локација е позната. Најголемата придобивка е фактот што управувањето со документите се анонимизира, се повикува бар-код број, и тоа не зависи од било кој вработен што “памти“ кое каде е! INBOX ја стартуваше својата бизнис приказна под мотото “ Се’ на свое место“

Во период од 5 години моделот на INBOX стана доминанта форма за ефикасно управување со физички документи и компанијата растеше заедно со своите тековни и нови клиенти.  Денеска INBOX управува со 37.500 м3 физичка архива и  55 TB (терабајти) дигитална архива.

Дигитална Канцеларија (Digital Office) е cloud платформа, со која административното работење на компаниите може да се извршува дигитално, од било која локација во било кое време. Digital office ги автоматизира и роботизира рутинските операции на прием, заведување и разведување на документи. Платформата сама генерира деловодни броеви, става приемен или излезен печат го носи документот до овластеното лице или го архивира.

Како промените во свеста и технологиите влијаат на вашата работа?

INBOX  континуирано иновираше и во 2015 година ја надгради платформата за да овозможи информацијата запишана во документот (содржината) да биде достапна преку електронската платформа без физички да се помести документот. Ја анализиравме употребата на документите и сфативме дека во најголем број од случаите, на клиентите им е потребна информација  “тоа што го пишува во документот“, а не документот како парче хартија.

Тогаш додадовме нова технологија каде бараниот документ се скенира во INBOX, софтверски се чита неговата содржина се гради дигитална копија од документот и истата се прикачува во електронска архива. Оваа технологија ни овозможи содржината на документот да ја испорачаме кон клиентот во рок од 10 минути. Услугата стана најчесто користена форма на испорака на документи. Но клиентите што ја увидоа предноста од електронска архива започнаа масовни процеси на дигитализација на нивните документи. И Ние моравме да се надградиме.

Во 2016 година, INBOX го создаде најсофистицираниот центар за дигитализација во кој може да се дигитализира буквално секој тип и вид на документ што постои. Од бизнис картичка до А0+ формати, од микрофилмски слики големи 10 mm (милиметри)  до технички цртежи од 10 метри. Од книги со Брајова азбука, до рендгенски снимки и 3Д релјефни мапи. Ласерски, контактно или бесконтактно со лед технологија или backlight, сите можни технологии за скенирање и скенери се дел од импресивниот скенинг центар на INBOX, во кој годишно се дигитализираат милиони документи. INBOX уникатно ја поседува технологијата и за микрофилмување на дигитални слики што овозможува трајност на документи до 500 години.  (виртуелна тура, линк: прошетајте и видете. прв кат, по ходникот лево е дигиталната лабораторија  https://INBOX.com.mk/en/virtual-tour/ )

Управувањето со документи и информации е нашата основна дејност, и како што се менуваше доминантната форма во која документите се создаваат и разменуваат така и ние иновиравме и го подобрувавме нашето сервисно портфолио. Во 2019 создадовме платформа за 100% дигитално управување со документи и работни процеси, Digital Office (www.do.mk) а во 2020 во употреба го пуштивме сервисот за форматирање на дигитални документи, Дигиталика (www.digitalika.mk)

Што е Digitalica, а што Digital Office? Објаснете го малку тој sharing economy момент во вашава трансформација?

Со помош на микрографската технологија, може пет кутии со физичка архива, односно 10.000 документи да се „намалат“ и да се соберат во ова „кутиче“ што го држи вработениот во INBOX во раката. Тоа е всушност  еден микрофилм од 16мм.

Дигитална Канцеларија (Digital Office) е cloud платформа, со која административното работење на компаниите може да се извршува дигитално, од било која локација во било кое време. Digital office ги автоматизира и роботизира рутинските операции на прием, заведување и разведување на документи. Платформата сама генерира деловодни броеви, става приемен или излезен печат го носи документот до овластеното лице или го архивира.

Со Digital office, можете да создадете дигитален документ, и да му ја дизајнирате патеката во која тој треба да се сподели заради прегледување, потврда или одобрение, да се достави на дигитално потпишување и валидна копија да се прати до сите засегнати страни. Тоа ќе се случи автоматски.  Со мобилната апликација, “DO” едноставните постапки за поднесување барања и одобренија се роботизирани и системот сам ги пополнува барањата, ги полни соодветните форми и праќа на одобрение.  Доколку се одобрат, ги чита податоците од формата, ги пополнува полињата во решението и го повикува одговорното лице дигитално да го потпише. Digital Office неверојатно го забрзува работењето, го автоматизира создавањето на документи и нивното движење во процесите и ги роботизира рутините.

Во 2020 година, во време на пандемија кога физичкото движење на луѓето беше забрането, а допирот на документи изгледаше страшно, Digital Office им помогна на нашите клиенти од здравството, телекомуникации, комунални услуги и дистрибуција на храна да создаваат дигитални документи, да ги споделуваат и потпишуваат без физички контакт и да ја извршуваат својата важна мисија во тешки времиња.

Дигиталика.мк  е многу специјален сервис за управување со форматите на дигиталните документи. Бројот на дигитални документи се мултиплицира со неверојатна брзина, но сите тие се создаваат во различни формати  а употребата или валидноста на документот е дефинирана од форматот. Дигиталика ги чита дигиталните документи на 180 јазици (вклучувајќи арапско, грчко, кинеско писмо) и тоа може да го прави од 25 дигитални формати, ги препознава клучните зборови и ги прави пребарувачки индекси,  овозможува криење – редактирање на лични податоци или доверливи информации, и форматирање на документот според целта што клиентот сака да ја постигне.

Digital office и Digitalika кои ги објаснив погоре, се нашите најнови бизнис линии, создадени за ново време и ја одразуваат филозофијата на економија на споделување (sharing economy). Ние сме горди на фактот што нашето споделување на технологија во бизнис модел на претплата (subscription model) создава еднакви можности за сите, без разлика на организациска софистицираност или финансиска моќ.

Доколку ги продаваме во трансакциски модел – тие платформи што чинат милиони евра, би можеле да си ги дозволат  не повеќе од 50-тина компании во Македонија. Ние ги купивме, ги редизајниравме и симплифициравме функциите за да може да бидат користени од било кого. Со тоа ја анулиравме бариерата на комплексност. Потоа направивме модел на претплата што е достапен за сите. Цената за основен пристап до платформата почнува од 100 евра месечно. Комплексноста и цената  повеќе не се бариера за пристап и користење на дигиталната технологија.  Затоа верувам дека дигиталната трансформација во Македонија ќе зависи од иновативниот дух на компаниите,  а не од нивната големина или инвестициски буџети.

Дигиталната трансформација во Македонија ќе зависи од иновативниот дух на компаниите,  а не од нивната големина или инвестициски буџети

„Digital office и Digitalika се нашите најнови бизнис линии, создадени за ново време и ја одразуваат филозофијата на економија на споделување (sharing economy). Ние сме горди на фактот што нашето споделување на технологија во бизнис модел на претплата (subscription model) создава еднакви можности за сите, без разлика на организациска софистицираност или финансиска моќ. Комплексноста и цената  повеќе не се бариера за пристап и користење на дигиталната технологија.  Затоа верувам дека дигиталната трансформација во Македонија ќе зависи од иновативниот дух на компаниите,  а не од нивната големина или инвестициски буџети.“

Дали можеби INBOX  свесно не се „канибализира“ себе си со овие трансформации?  Дали Digital office и Digitalika не ја намалуваат и поништуваат побарувачката за основната дејност- архива?

Вие не’ прашувате во 2021, а ние самите се прашавме во 2015 година и имавме одговор врз кој  изградивме стратешка позиција. Затоа ги создадовме дигиталните платформи “Digital Office“ и  “Digitalika“.  Ние не сме „архива“, туку иновативна компанија водена од смисла и мисија (purpose driven company) и нашата мисија е да “обезбедиме брзо и ефикасно управување со документи и информации“.  Кога документите и информациите доминантно се на хартија, основна дејност ни е организирање и управување на хартиени документи. Кога документите и информациите доминантно се во дигитален формат, ние пак ја имаме истата смисла и мисија да овозможиме “најдобар начин за брзо и ефикасно управување со дигиталните документи и информации“.

Ние имаме и професионална и морална одговорност да го овозможиме најдобриот модел и во дигиталното време. Дигиталното време е сега. Ние сме подготвени. Изградивме цврсти партнерства, ги поседуваме најдобрите технологии, ги споделуваме и правиме достапни за сите.

Зошто јас како  клиент не би ги складирал своите архиви на некој „облак“ од Amazon и сл.? Што е компаративната предност на INBOX во контекст на македонски околности, регулатива, итн.?

Дигиталните документи исто како и физичките  на крајот на приказната, треба да бидат правно валидни. Тоа што било кој си куцка во Word и Excel и си зачувува на Google drive или  Amazon или каде и да е, си е негова приватна работа. Но, корпоративното право признава само правно валидни документи.

За некој електронски документ да биде валиден, тој прво мора да биде создаден во формат и на начин како што е пропишано во законот за електронски документи. Форматот на документот мора да осигури дека никој не може да ја компромитира содржината на документот,  односно форматот мора да го гарантира интегритетот на документот во целото време на важење на тој документ. Некои документи важат 10, некои 45 години, а  некои се вечни.  Кога ќе го форматирате документот во PDF/a-3, тој формат е комплексен формат што не дозволува промена на содржината а притоа дозволува “ интегрирање“ на објекти во документот.

Тие објекти кои треба да се интегрираат во документот се дигитален потпис, дигитален печат и временски жиг. Дури тогаш документот е правно валиден, затоа што неговото постоење, содржина и време на создавање може да го потврдат трети лица – добавувачи на доверлива услуга! Со овие елементи добивате валиден дигитален документ. Но, каде ќе го чувате? Дигиталното архивско депо, (дигиталната архива) е сложена софтверска програма што ги препознава форматите и интегрираните елементи од ПДФ/а-3 документот и ги складира без да ги компромитира вградените елементи.  Тоа е главната разлика. Google и Amazon се “дигитален простор“ (digital hosting space),  а не “дигитална архива“ (digital archive).  Доколку некој постави дигитална архива како софтверски програм (SaaS)  на тие дигитални сервери, тогаш е валидно и таму да ги чувате документите, ако ги почитувате сите правила од Законот за заштита на лични податоци.

Нашата вредност ја градиме со симплификација и автоматизација на искуствата за користење на дигиталната архива и нашите решенија може да ги користат лица кои немаат никакво ИТ знаење. Потоа ги штитите клиентите од сите правни ризици бидејќи ние постојано се сертифицираме и ре-сертифицираме во согласност со светските стандарди и локалните закони како што се носат и/или менуваат во државата и  трето нашиот модел на едноставна претплата е создаден врз цени што се многу конкуренти, споредени со било што друго.

Во моментов овозможуваме 100% бесхартиено работење, но немаме илузија дека преминот ќе се случи преку ноќ

„Ние внимателно ги следиме сите бизнис индикатори и соодветно се позиционираме според пазарната потреба и технолошките трендови. Ние денес овозможуваме 100% paperless работење преку Digital Office, но немаме илузија дека трансформацијата ќе се случи преку ноќ. Дигиталното работење масовно ќе заживее кога сите елементи од економскиот и правниот систем и сите вредносни мрежи изградени во тој систем ќе постигнат  ‘интероперабилност’. Тоа нема да се случи во следните 10 години. Некои субјекти се 100% спремни денес, некои не си ни во најава и имаат 0% капацитет дигитално да примаат, потпишуваат, обработуваат и разменуваат правно валидни документи.“

Колку клиенти има INBOX  во моментов во делот на физичкото архивирање, а колку ги прифаќаат најновите дигитални решенија? Колку генерално клиентите бараат да им се дигитализираат физичките архиви?

INBOX опслужува повеќе од 300 клиенти во делот на физичко архивирање. Осумдесет  од 100-те најголеми компании во Македонија се наши клиенти. Но, едноставноста на нашиот модел на работа овозможува и клиенти со 30.000 архивски кутии и клиенти со 3 архивски кутии еднакво да ја користат услугата. Тоа ја создава импресивноста на INBOX  во неговата физичка големина. Ние чуваме повеќе од 75 милиони уникатно идентификувани (попишани) документи, кои се запишани на повеќе од 675 милиони страни.

Дигитализирање на документи и Дигитално управување со документи и процеси се две различни работи. Дигитализирањето на физичките документи најмногу се користи од телекомите,  банките и комуналните претпријатија.  Тие се далеку пред другите, и тоа е разбирливо затоа што тие имаат многу голема база на клиенти и редовна потреба за брз пристап до информациите. Како лидери во своите вредносни мрежи нивните тие ја предводат дигиталната трансформацијата на целата мрежа. Но реално,  веќе не постои индустрија каде лидерите во своите индустрии не започнале процеси на дигитализација на документи или трансформација на работните процеси.  Кога лидерите во своите индустрии ќе го завршат процесот, тогаш интерфејсот – комуникацијата со нив не може повеќе да се извршува по аналогни канали, и тоа ќе направи притисок на сите останати да се дигитализираат.

Што доколку утре уште 200 субјекти побараат физичко архивирање на документацијата? Ќе градите ли уште еден огромен архивски центар? До каде се границите на ширењето на бизнисот во тој сегмент? Или поентата е да ги „научите“ клиентите дека дигитализацијата е вистинскиот избор за нив, односно  премин кон paperless работење?

Растот е добредојден и очекуван. Во светот постои ориентациона норма по кој се проценува количеството на хартиени документи. Се смета дека постојат 2 архивски кутии по глава на жител. Тоа значи дека во Македонија има 4 милиони архивски кутии материјал за чување. Денеска целата индустрија што ја предводи INBOX не чува повеќе од 400.000 кутии. Тоа значи индустријата не пенетрирала ни 10% во тотално адресибилниот пазар. Дали ќе растеме физички, секако, веќе работиме на дизајнот на нови 12.000 м3 архива, затоа што милиони документи се’ уште седат незаштитени, по подруми, канцеларии и магацини и информациите запишани во тие документи се тешко достапни. Верувам дека тоа ќе се смени.

Ние внимателно ги следиме сите бизнис индикатори и соодветно се позиционираме според пазарната потреба и технолошките трендови. Ние денес овозможуваме 100% paperless работење преку Digital Office, но немаме илузија дека трансформацијата ќе се случи преку ноќ. Дигиталното работење масовно ќе заживее кога сите елементи од економскиот и правниот систем и сите вредносни мрежи изградени во тој систем ќе постигнат “ интер-операбилност“. Тоа нема да се случи во следните 10 години. Некои субјекти се 100% спремни денес, некои не си ни во најава и имаат 0% капацитет дигитално да примаат, потпишуваат, обработуваат и разменуваат правно валидни документи.  

Чувањето на физичка копија од било кој документ не е штета. Таа услуга е толку евтина што може било кој може да си ја користи како основен бек-ап за дигиталните документи. Дигиталните документи од друга страна се “виртуелна реалност“. Тие не постојат сами за себе, нив според форматот ги овозможува “некаква софтверска апликација“.  

Таа софтверска апликација работи во рамките на даден оперативен систем, а тој е овозможен и инсталиран на даден хардвер кој мора да е напојуван од некаков извор на енергија. Било кој од овие четири елементи ако затаи, документот едноставно не постои! Затоа,  во работењето со документи постои правилото 3-2-1: секој 1 документ мора да го имате во најмалку 2(два) различни формати, и да ги чувате на  3(три) различни локации. Пример: дигиталните документи лесно се пренесуваат на бек-ап локација, тоа се 2 локации и доколку имате хартиена или микрофилмска (оптичка) копија на 3-та локација тогаш имате безбеден систем за чување на информации. Една од тие копии ќе преживее и најцрно сценарио и секогаш ќе биде достапна.  

Размислете колку важни архиви беа уништени или оштетени во последните 5 години во Македонија! Ако имаше стандард 3-2-1, една копија од тие документи ќе беше достапна.

Каква е вашата визија за INBOX за 5/10 години да речеме? Каква компанија ќе биде тоа? Дали ќе биде компанија за документ менаџмент системи, дали ќе биде провајдер на дигитални решенија од типот на Amazon Web Services или нешто трето?

За 10 години од денеска INBOX ќе биде  добавувач на дигитална архива и дигитални платформи за брзо и ефикасно управување со документи и работни процеси. Тоа е нашата мисија. Ние иновираме на ниво на модели и кориснички искуства, а во се останато создаваме партнерства. Ние истражуваме, тестираме и ги селектираме технологиите кои најдобро ја извршуваат задачата, а потоа ги интегрираме и овозможуваме – фракционо користење на истите во форма на едноставни кориснички искуства.

Ние немаме стратешка патека во која ќе создаваме “дигитален простор“ и ќе се конкурираме со светски брендови како Amazon или Google. Најверојатното сценарио е дека ќе ги користиме нивните понуди за дигитален простор и врз нив ќе ја градиме нашата вредносна пропозиција.

Објаснете ни за вашето  дополнително образование  на најпрестижните бизнис школи во светов? Што е најдрагоцено што добивте оттаму? Дали е побитно знаењето што како теорија или пракса го добивте или мрежата што ја направивте со сите тие „соученици“ и професори?

Кој со што ќе си замине од тие школи, зависи за што таму пошол.! Јас самиот на себе си поставив предизвик да станам експерт за иновации и бизнис стратегии.   Многу фокусирано избирав што и каде ќе учам. На Харвард (Harvard Business School) учев теорија на иновации и стратегии за создавање на бизнис модели затоа што таму е создадена теоријата и учев од професорот што ја создаде. На Стенфорд (Stanford Graduate School of Business) студирав постдипломски студии за корпоративна иновациска пракса затоа што тие се основачите на “lean startup“ методологијата и се наоѓаат во срцето на Силиконската долина каде таа теорија се практикува. На Оксфорд (Oxford Said Business School) учев теорија и најдобри пракси во финансиски иновации, затоа што Британија (Лондон) е центарот за fintech иновациите.

На прашањето што е најголем бенефит, би рекол дека  праксите и моделите се менуваат со текот на времето и тоа знаење мора да се ажурира. Но теоријата, рамките за размислување (frameworks) и пристапот до луѓе и информации од факултетите и алумни мрежите е трајна вредност. Неверојатно е колку луѓето активно комуницираат и меѓусебно се почитуваат и си помагаат.

Ние чуваме преку 75 милиони уникатно идентификувани  документи, кои се запишани на преку 675 милиони страни

„INBOX опслужува повеќе од 300 клиенти во делот на физичко архивирање. Осумдесет  од 100-те најголеми компании во Македонија се наши клиенти. Но, едноставноста на нашиот модел на работа овозможува и клиенти со 30.000 архивски кутии и клиенти со 3 архивски кутии еднакво да ја користат услугата. Тоа ја создава импресивноста на INBOX  во неговата физичка големина. Ние чуваме повеќе од 75 милиони уникатно идентификувани (попишани) документи, кои се запишани на повеќе од 675 милиони страни. Дигитализирање на документи и Дигитално управување со документи и процеси се две различни работи. Дигитализирањето на физичките документи најмногу се користи од телекомите,  банките и комуналните претпријатија.“

економија7 дена ago

Алексова, ТУК: Неповратна финансиска помош за спас на туризмот и угостителството

банки6 дена ago

Fitch Rating повторно го потврди кредитниот рејтинг на ПроКредит Банка на “БББ-“

економија6 дена ago

Помала премија за речиси 5% или 8,5 милиони евра во 2020

македонија6 дена ago

Опасниот вирус на лагите е сојузник на Ковид – 19

економија6 дена ago

Властите задоволни од ефектот на антикризните мерки, бизнисот бара уште

технологии / компании2 дена ago

ПроКредит Банка прва банка во земјата со 70% електричен возен парк

менаџмент / маркетинг6 дена ago

Управување со ликвидноста и cash gap

свет6 дена ago

Како еден град станува паметен?

lifestyle6 дена ago

Марк Кјубан: Станете експерт во тоа што го работите. Тоа ќе ви даде предност затоа што повеќето луѓе не го прават тоа.

македонија6 дена ago

Амбициозен инвестициски план: ќе бидат вложени преку 105 милиони евра во нови маркети и други содржини

Best CBD Oil for Pain


Best CBD Oil for Anxiety


CBD Gummies


Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil

Best CBD Oil